Digitalisering af kørebog 

En digitalisering af kørebogen giver brandstofbesparelser og vedligeholdelsesbesparelser på op mod 15%, samt en øget sikkerhed for korrekt- og hurtig fakturering af kørsel til kunder.

Der er stor skepsis overfor digitalisering af kørebøger. Det kræver at alle har en stor forståelse af formålet og effekten, men naturligvis også konsekvensens. Den store skepsis er ofte følelsesmæssig, uvished og hvad betyder det for lønudbetaling. Nogle medarbejder nævner overvågning som en udfordringi.n

”Vi har stor succes med implementering af digital- eller elektronisk kørebog, der integreres med virksomhedens projekt-, tid- eller økonomisystem”, siger Hans Ole, der har implementeret elektronisk kørebog i flere virksomheder. 

Formålet med digitalisering af kørebogen

Mange virksomheder bruger stadigvæk en papirversion af kørebogen, som ligger i bilen og i bedste fald bliver kørebogen opdateret dagligt. Men papirversionen af kørebogen er besværlig og tidskrævende.

Der kan være flere oplagte grunde til digitalisering af den gode gamle papirversion af kørebogen. Den mest oplagte grund for de fleste virksomheder er:

• – Let og enkelt dokumentation til SKAT

Uden at jeg skal komme ind på de komplicerede regler fra SKAT, så er der flere systemer på markedet, der frembringe den nødvendige dokumentation til SKAT. 

Jeg har været med til at implementerer et system i Sverige, som opfylder kravet til dokumentation fra ’Skatteverket’. Implementering har været besværlig, idet der skulle informeres og forhandles med fagforeningen (’facket’) på grund af en betydelig skepsis og ikke mindst frygten for overvågningen.

Men jeg siger, at der er flere grunde til digitalisering af kørebogen, idet papirversionen af kørebogen ofte giver udfordringer for det administrative- og det operative personale. 

Størst nytte af digitaliseringen

Flere af de eksisterende systemer til elektronisk kørebog kan frembringe den nødvendige information til SKAT, men jeg mener, at den største gevinst ligge i en integration til firmaets projekt-, tids- eller økonomistyringssystem. Det bliver langt lettere at få adgang til de nødvendige kørselsinformationer (data) til stor gavn for administrativt- og operativ personale.

De nødvendige data flyttes automatisk fra den elektroniske kørebog med en systemintegration via API (applikation program interface). Derved kan man opnå den fulde effekt;

• – Let og enkelt dokumentation til SKAT
• – Let, hurtig og effektiv registrering af kørsel (firma- og privat relateret)
• – Optimal udnyttelse af bilparken
• – Øget indtægter
• – Besparelser  

Data til økonomisystemet

De nødvendige data, der skal importeres i et økonomisystemet, er kørselsinformation som minimum;

• – Startplacering: Adresse, dag, tid
• – Slutplacering: Adresse, dag, tid
• – Totaltid, total afstand, samt føren af kørertøjet

Derudover skal den elektroniske kørebog registrerer positioner, tidspunkt og hastighed hvert andet minut.